01Projekteinkauf
Steuerung des Einkaufs in Industrie- oder Energieprojekten, in enger Abstimmung mit Technik und Projektleitung.
- Beschaffungsplan und Zeitplan
- Verfolgung der Bestellobligos
- Schnittstelle zu den Lieferanten
Beratung im Einkauf
Einkaufsberater für Ihre Projekte, Ausschreibungen und Teams
Upbuy stellt seinen Kunden Einkaufsberater zur Verfügung: Beratungsmandate, eingebundene Berater oder technische Unterstützung sowie Interim-Management. Wir arbeiten im industriellen und technischen Einkauf, für private Unternehmen ebenso wie in der öffentlichen Beschaffung.
Was wir bieten
Verstärkung für den Einkauf, die sich in Ihre Teams einfügt
Wenn ein Projekt startet, eine Stelle unbesetzt ist oder ein sensibles Vergabeverfahren durchzuführen ist, übernehmen unsere Berater den Einkaufsprozess ganz oder teilweise, nach Ihren Regeln, Verfahren und mit Ihren Werkzeugen.
Berater aus der Praxis
Unsere Berater sind erfahrene Einkäufer: Sie führen Ausschreibungen durch, verhandeln und betreuen Verträge gemeinsam mit Ihren Teams.
Technischer und kaufmännischer Blick
Angebote werden inhaltlich verglichen: Erfüllung des Lastenhefts, Preisstruktur, Gesamtkosten, Vertragsbedingungen und Risiken.
Öffentlicher oder privater Rahmen
Wir passen das Vorgehen an Ihren Kontext an: privater Einkauf, interne Wettbewerbsregeln oder öffentliche Auftragsvergabe nach Vergaberecht.
Leistungen
Was wir übernehmen
Jedes Mandat wird mit Ihnen abgestimmt: Umfang, Ergebnisse, Dauer und Einsatzmodell.
02Sourcing
Lieferanten finden und qualifizieren, um das Lieferantenportfolio zu erweitern oder eine Warengruppe abzusichern.
- Analyse des Beschaffungsmarkts
- Kriterien für die Vorauswahl
- Qualifizierung und Lieferantenaufnahme
03Ausschreibungen
Vorbereitung und Durchführung von Wettbewerbsverfahren, von den Vergabeunterlagen bis zur Vergabeempfehlung.
- Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix
- Bieterfragen und Bieterkommunikation
- Bericht zur Angebotsauswertung
04Verhandlung
Vorbereitung und Führung von Verhandlungen zu Preisen, Lieferzeiten, Gewährleistung und Vertragsklauseln.
- Ziele und Verhandlungsspielraum
- Führung der Gespräche
- Dokumentation der Ergebnisse
05Preisanalyse
Preise und Kosten aufschlüsseln, um ein Angebot, eine Preisanpassung oder Abweichungen zwischen Lieferanten zu hinterfragen.
- Kostenaufschlüsselung
- Preisgleitklauseln
- Angebotsvergleich
06Warengruppenmanagement
Eine Warengruppe langfristig strukturieren: Ausgabenanalyse, Strategie, Lieferantenportfolio und Verträge.
- Ausgabenanalyse
- Ausschreibungsplanung
- Bündelung des Lieferantenportfolios
Einsatzmodelle
Vier Wege der Zusammenarbeit
Das Modell richtet sich nach Ihrem Bedarf: ein klar definiertes Ergebnis, eine längerfristige Unterstützung, eine zu besetzende Stelle oder eine einzuhaltende Frist.
Beratungsmandat zum Festpreis
Definierter Umfang, definierte Ergebnisse und Termine: Einkaufsdiagnose, Ausgabenanalyse, Warengruppenstrategie, Preisanalyse.
Eingebundener Berater
Ein Einkaufsberater arbeitet in Vollzeit oder Teilzeit in Ihren Teams, nach Ihren täglichen Vorgaben.
Interim-Management
Ein befristeter Einsatz, um einen abwesenden Einkäufer oder Einkaufsleiter zu vertreten, Auslastungsspitzen aufzufangen oder eine Organisation aufzubauen.
Begleitung von Ausschreibungen
Gezielte Unterstützung bei einem Wettbewerbsverfahren: Vergabeunterlagen, Angebotsauswertung, Verhandlung und Vergabevermerk, bis zur Unterzeichnung.
Sie haben ein Projekt, eine Ausschreibung oder eine Stelle zu besetzen?
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Expertise
Warengruppen, Methoden und Werkzeuge
Unsere Berater arbeiten in technisch anspruchsvollen Warengruppen, in denen die Qualität der Spezifikation und die Kostenkontrolle ebenso zählen wie der Einkaufspreis.
Energie 
Bahn 
Pharma 
Industrie 
Automobil 
Luxus 
IT 
Öffentliche Beschaffung
Warengruppen
- Stahlrohre und Formstücke, Verbindungselemente, Armaturen, Anbohrungen
- Werkzeuge für Arbeiten an Versorgungsnetzen
- Blechbauteile und faserverstärkte Kunststoffe
- Verglasung und Baugruppen für Schienenfahrzeuge
- Automobilteile und Baugruppen, Werkzeuge und Formen
- Premiumverpackungen und Luxusartikel
- Software und IT-Dienstleistungen
- F&E-Dienstleistungen und indirekter Einkauf
Methoden
- RFI, RFQ, RFP und förmliche Vergabeverfahren
- Ausgabenanalyse, Benchmarks, Gesamtbetriebskosten (TCO)
- Kostenaufschlüsselung, Design-to-Cost, Preisgleitklauseln
- Mehrjährige Rahmenverträge, Incoterms, Zahlungsbedingungen
- Service Levels (SLA), Kennzahlen (KPI), Lieferantengespräche
- Lieferantenrisikomanagement und Change-Management
Werkzeuge
- SAP, Coupa und Jaggaer, von Source-to-Contract (S2C) bis Purchase-to-Pay (P2P)
- Smartsheet für die Verwaltung von Bedarfsanforderungen und Bestellungen
- Automatisierung von Abläufen und Einkaufsreporting
- Kundenspezifische Einkaufsrichtlinien und Verfahren
Referenzen
Beispiele für Mandate
Einige Beispiele für Mandate und Erfahrungen unserer Berater. Aus Gründen der Vertraulichkeit werden keine Kunden genannt.
Ein großer Energieversorger
Verträge für Netzmaterial
- Warengruppen
- Stahlrohre und Formstücke, Verbindungselemente, Netzwerkzeuge, Anbohrungen, Armaturen
- Beitrag
- Durchführung von Ausschreibungen, Angebotsauswertung, Vergabe und Vertragsmanagement, im Einklang mit den Einkaufsregeln und Wettbewerbsvorgaben des Kunden.
Ein international führendes Pharmaunternehmen
Warengruppenmanagement Software
- Warengruppen
- Software und zugehörige Dienstleistungen
- Beitrag
- Gesamtverantwortung für die Warengruppe: Ausschreibungen, mehrjährige Rahmenverträge, Bündelung des Lieferantenportfolios, ESG-Anforderungen und Digitalisierung der Prozesse von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung.
Eine internationale Plattform für F&E-Dienstleistungen
Strukturierung des F&E-Einkaufs
- Warengruppen
- Forschungs- und Entwicklungsleistungen für große Pharmalabore
- Beitrag
- Warengruppenübergreifende Ausgabenanalyse, Abstimmung mit den Fachbereichen, priorisierte Ausschreibungsplanung und Leitfäden für die Einkäufer.
Ein weltweit führender Bahnhersteller
Projekteinkauf für große Bahnprogramme
- Warengruppen
- Innenausstattung: Blechteile, faserverstärkte Kunststoffe
- Beitrag
- Ausschreibungen und mehrjährige Rahmenverträge, Verhandlungen auf Basis von Kostenaufschlüsselungen, Incoterms und Zahlungsbedingungen, Design-to-Cost, Business Reviews mit strategischen Lieferanten.
Ein Schienenfahrzeughersteller
Einkauf und Sourcing für ein Regionalzugprojekt
- Warengruppen
- Verglasung, Projekteinkauf
- Beitrag
- RFI-, RFQ- und RFP-Verfahren, Sourcing und Qualifizierung neuer Lieferanten, die die technischen und qualitativen Anforderungen erfüllen.
Öffentliche Beschaffung
Förmliche Verfahren und öffentliche Aufträge
- Bedarf
- Wettbewerbsverfahren nach den Regeln des öffentlichen Vergaberechts vorbereiten und durchführen
- Beitrag
- Wahl der Verfahrensart, Vergabeunterlagen, Angebotswertung nach transparenten Zuschlagskriterien, Vergabevermerk und Vertragsbegleitung.
Vorgehen
Eine strukturierte Methode, an jeden Fall angepasst
Die Methode bleibt von Mandat zu Mandat gleich; ihr Detaillierungsgrad hängt von der Tragweite, den Fristen und den für Ihren Einkauf geltenden Regeln ab.
-
Klärung
Den Bedarf, die technischen Rahmenbedingungen, den Zeitplan und die internen Regeln verstehen. Einsatzmodell und Ergebnisse festlegen.
-
Analyse
Beschaffungsmarkt, Kostenstruktur und Risiken untersuchen. Strategie und Verfahren wählen.
-
Wettbewerb und Verhandlung
Das Verfahren starten, die Angebote nach transparenten Kriterien bewerten und anschließend mit den ausgewählten Lieferanten verhandeln.
-
Vertrag und Übergabe
Verpflichtungen festhalten, eine begründete Empfehlung abgeben und eine vollständige Dokumentation an Ihre Teams übergeben.
Über uns
Besser verhandelt, abgesichert und termingerecht eingekauft
Upbuy stellt Ihnen Einkaufsberater zur Seite, die Ihre Lieferanten in den Wettbewerb stellen, auf Basis von Fakten verhandeln und jede Verpflichtung absichern, von der Leistungsbeschreibung bis zur Unterschrift.
Sofort einsatzbereit
Erfahrene Einkäufer aus der Praxis, sicher in Ausschreibungen und Verhandlungen, die Ihre Vorgänge vom ersten Tag an übernehmen.
Messbare Ergebnisse
Jede Empfehlung beruht auf aufgeschlüsselten Kosten und verglichenen Angeboten. Sie erhalten belastbare Unterlagen, die jeder Prüfung standhalten.
Frankreich und Europa
Remote oder vor Ort, auf Französisch, Englisch und Deutsch, dort, wo Ihre Projekte und Lieferanten sind.
Unsere Berater waren für führende Unternehmen aus Energie, Pharma, Bahn und F&E tätig, ebenso in der öffentlichen Beschaffung.
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